案例分享

协同办公OA平台

强力高效的办公自动化OA软件

Powerful and Effective OA Software

  • 设计理念
  • 特色亮点
  • 功能模块
  • 应用价值

    • 基于协同OA的二八原则,以流程管理为中心, 知识文档、信息交流、资源管理、个人事务、基础平台为辅构建的WorkSite协同办公OA平台
      ●  六大中心,快捷、低成本、高效实现办公自动化
      ●  强大专业的工作流引擎,确保项目的快速成功
      ●  高度人性化的操作界面,快速推广
      ●  未来可向微宏ECM和BPM平滑过渡和升级扩展



      设计理念 Concept


      微宏WorkSite协同办公OA平台经过十年国内外精心打造和成功应用, 已形成专门满足企业精细化管理要求的协同办公系统,并在国际国内一流企业中得到了成功应用。


      1、以办公自动化为基础, 以管理自动化为目标——企业的执行力直接关系到其核心竞争力和经济收益。通常协同办公系统能够通过无纸化办公降低成本、提高效率。微宏协同办公OA平台不仅旨在实现办公自动化(OA: Office Automation), 更重要的目的是全面提升企业执行力,帮助企业实现管理自动化(MA: Management Automation)。


      2、以国外专业技术为依托,融合国内本地化特色——WorkSite融合了十年国外研发的专业的Workflow引擎,运用Form-driven, Live Form等独创技术, 使OA平台得到强有力的后台技术支撑;同时,能良好支撑国内办公流程审批中常用的灵活的签核机制,并采用高度人性化的交互设计, 充分考虑了国内OA用户参差不齐的电脑操作水平。


      3、以流程管理为核心,确保客户收益最大化——管理企业的关键是建立一套好的流程并保证其得到切实执行。流程管理是OA系统往往是能发挥最大效益的应用,也是诸多OA系统应用上的瓶颈。有鉴于此,微宏WorkSite抓住重点,以其独创的表单驱动流程技术、强大的工作流引擎、标准化扩展集成API、专业的咨询团队、标准化实施流程,解决流程中各类问题,全面管理行政、人事、财务、采购、客服、质量等核心业务流程,从而使OA系统的投资效益、管理效益最大化。


      4、高度的适应性,能在各种环境运行 ——OA系统作为全体员工的日常工作平台, 应支持任何平台、任何操作系统、任何语言。


      5、管理适用、功能实用、操作易用 ——管理适用:适应企业管理模式和特点;功能实用: 用得起来,不仅是员工、更重要的是领导, 提供实实在在的功能;操作易用: 尊重用户使用习惯,特别是高层领导的工作习惯。

    • 一、 专业强大的工作流引擎


      WorkSite协同办公OA平台的工作流, 具有四大技术亮点:


      二、 灵活精细的知识文档管理


      WorkSite协同办公OA平台的知识文档管理, 具有四大技术亮点:


    • 三、 丰富实用的办公辅助模块

      微宏WorkSite协同办公OA平台以流程管理和文档管理为核心,同时提供丰富实用的协同管理模块,包括工作首页、公文发布、内部邮件、新闻公告、日程安排、会议管理、车辆管理、通讯录等模块,给员工日常办公提供便利,进一步提高工作效率。


      四、 系统集成和功能扩展

      WorkSite协同办公OA平台提供完善的集成体系,能够与ERP、HR、生产管理系统、采购管理系统等业务系统的集成,实现在工作流表单中手动选择或者自动获取业务系统中的相关数据,进入流程审批,流程审批以后自动将表单中的数据写回业务系统;此外,WorkSite支持获取业务系统的数据,以报表工具和图表引擎为媒介,构建业务数据报表以及图表,建立管理驾驶舱,同时在OA门户中进行显示。

    • 流程管理中心 Workflow

      流程管理被众多世界成功企业证明是规范企业行为、实施企业制度、提升企业员工执行力和绩效的最为有效的管理方法。流程管理的核心技术是工作流Workflow, 工作流将每位员工的日常工作和信息系统紧密联系在一起,是联系人、信息、系统的纽带,是整个协同OA平台的心脏。微宏Workflow五大应用特色:


      1. 全面管理流程体系

      微宏工作流能管理财务、行政、人事、采购、工程、客服、安全质量、项目、合同等各类工作流程,能处理上百个节点和大并发量。采用二级分类九宫格的方式,清晰分类、全面管理企业流程体系。在发起新的流程工作时,既便于用户操作,又增加用户体验。



      2. 执行力的加速器 

      微宏工作流能实时图形化跟踪,轻松查看各环节人员、操作时间、处理周期、处理内容,路径明确,责任到人;分析流程和环节工作效率;对流程中的重要工作,如领导的重要批示,通过提醒、催办、督办、反馈、评价、考核等,并与员工最终的绩效考核挂钩,有效提升领导的掌控力和企业的执行力。



      3. 流程分析

      微宏工作流能实时监控流程, 并对流程中的组织、业务规则、人员、时间等进行多维度效率和负载分析,并以柱状图、仪表盘等多种图表方式进行展现。及时发现流程瓶颈和流程黑洞。为流程优化提供准确及时的依据。



      4. 零风险

      微宏在娃哈哈、玖龙纸业、绿城、东芝信息机器、汇源果汁等数众多大型企业成功实施了各类企业流程,上百万的流程实例。微宏具有一支经验丰富的流程实施团队,并在实践中形成了一整套流程梳理、流程建模、流程运行、流程管理、流程分析及优化的全过程实施标准,人性化、易用的产品,并根据需要采取”用户细分”原则的专业培训, 能最大限度地确保微宏工作流平台的成功实施。



      5. 快速实现投资回报(ROI)

      通过WorkSite高效、强大、灵活、易用的工作流平台,能快速削减流程处理时间,明显提升工作效率,减少手工误差,降低流程风险和成本,微宏客户一般在1-3个月内流程全面上线,每年实现100%-1000%的投资回报率(ROI), 随着流程业务应用的不断拓展,更多业务流程的上线实施,以及流程的不断优化的正反馈效应,实施微宏工作流能为客户带来巨大的投资回报率。


      知识文档中心 Document Manager

      WorkSite文档管理能够对企业现有文档分门别类,并以不同表现形式分享,有效地存储和管理企业各项文档。




      主要呈现以下几大特色:
          ●      基于文档库(DocuBase)
          ●      多层权限控制
          ●      支持各类文档
          ●      操作功能丰富
          ●      多样的展现形式
          ●      流程和知识文档的闭环

      信息交流中心 Information Center


          ●      公文管理 Public Docu ment(DocuBase)
          ●      新闻和通知公告 Ne ws and Annou ncement
          ●      内部邮件 Internal Mail




      资源管理中心 Resources Center


          ●      固定资产管理 Asset Manager
          ●      会议管理 Conference Manager
          ●      车辆管理 Vehicle Manager


      个人事务中心 Personal Affai rs


          ●      待办事宜 To-Do
          ●      网络云盘 CloudDrive
          ●      日程安排 Calendar
          ●      通讯录 Address Book
          ●      个人设置 Personal Config


      基础平台 Foundation Platform


          ●      多语言 Multi-lingual
          ●      移动办公 Mobile Office
          ●      权限管理 Privilege Management


    • 微宏WorkSite协同办公OA平台通过效率的提升、流程的自动化、文件的管控、资源的优化达成:


      一、 实现无纸化办公,打造节约型企业

      企业每天需要应对大量申请和流程审批、公文通知,传统方式需耗费大量纸张耗材。WorkSite将企业从传统的纸质办公的方式转变为电子化办公,可以为企业节省大量的纸张费用。



      二、 提高工作效率,打造高效型组织

      传统的手工操作,浪费企业资源成本的同时大大增加了时间成本,造成了流转滞后,存贮麻烦,使得企业工作效率低下,传统的操作模式已难以适应现代企业全球化、异地办公、移动办公的运行环境和节奏。

      通过微宏WorkSite,以网络的方式将人员、流程、工作、信息、文档等融合在一个网络系统中,形成一个事务处理能力强、工作效率高、信息流转快、决策科学的体系。



      三、 规范企业流程,打造流程化企业

      微宏WorkSite协同办公OA平台通过效率的提升、流程的自动化、文件的管控、资源的优化达成:

      流程是企业运作的核心,包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单,手工传递的方式,一级到一级的审批签字,不仅工作效率低下,而且无法实现报表统计、数据分析等功能。

      微宏WorkSite流程中心会按照定义好的规则自动流转,流程下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、监控、查询、统计、打印、归档,大幅提升工作效率的同时,真正使企业的管理制度落地。同时拥有有完整的流程数据记录以及流转的历史记录,记录工作处理人员以及处理时间,使得内部各项工作清晰、规范,全面提升企业执行力。



      四、 集中管理知识文档,打造知识型企业

      传统模式下,各项文档以及文件需要通过纸质化的模式进行存储,或是以离散型的模式存储在员工的电脑上。企业会经常遇到文件无法长时间的保存,员工的离职导致文档的流失,文件没有集中式存储,查找需要的文件费时较多,效率不高。

      通过WorkSite协同办公OA平台的知识文档中心,基于N-层知识库的架构设计,可集中存储企业各项知识文件,并建立完整的目录体系和分类体系,使得文件查找更加方便; 同时,集中存储能避免员工的离职而导致重要文档的遗失;此外,通知识中心的权限体系,能够更加精细化地分配权限,能够更加安全的管理文档,实现文件的管控。



      五、 信息更通畅、沟通更及时、打造开放型企业

      信息的纵向横向畅通是保证企业良好运行的基本条件。随着企业的发展,部门及人员的增加,使得企业与员工,员工与员工之间的沟通变得不畅通,当企业有分支机构或人员经常出差的时候这个问题显得尤其严重。

      通过微宏WorkSite沟通交流中心,信息可实时准确到达;员工之间的沟通变的更加方便,查询各类资料变得更加便捷,有助于更轻松快速地完成工作。节省大量人为跑动的时间,提供便捷性的同时,使得员工办公更加轻松。信息的通畅,有助于增强企业凝聚力,构建企业文化。


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